Texter-Briefing für Website-Texte: 8 Punkte für ein gelungenes Briefing

Du brauchst Texte für deine Website und möchtest sie von einer echten Person schreiben lassen, und nicht von KI? Gute Entscheidung. Damit die Zusammenarbeit gut läuft und du richtig happy über deine neuen Website-Texte bist, braucht es eines: ein gutes Texter-Briefing. In diesem Artikel erfährst du, welche 8 Themen ein gutes Briefing abdecken sollte – damit deine Texterin weiß, was sie schreiben soll, und die Texte wirklich zu dir passen.

Der Grund, warum das Briefing so entscheidend ist: Texter*innen schreiben das, was du ihnen gibst. Je konkreter deine Infos und je mehr Kontext zu deinem Business, desto treffsicherer die Texte. Gibst du wenig weiter, muss die Texterin ins Blaue hineinschreiben – und das endet oft mit Frust auf beiden Seiten.

Allerdings gibt es einen Haken: Ein gutes Texter-Briefing ist Arbeit. Du musst dir über Dinge klar werden, über die du vielleicht noch nie nachgedacht hast. (Meine Kunden schwitzen meistens, wenn sie meinen Briefing-Fragebogen beantworten 😊.) Aber die Mühe lohnt sich: Auf deiner Website kannst du dich genau so präsentieren, wie du möchtest. Nutze diese Chance!

Thema 1: Warum willst du eine neue Website?

Der erste Punkt, über den deine Texterin Bescheid wissen muss, betrifft den Grund für den Auftrag: Warum brauchst du neue Website-Texte? Und vor allem: Was sollen die Website-Texte bringen? Was möchtest du damit erreichen?

Typische Anlässe für Website-Texte sind zum Beispiel:

• Du möchtest eine neue und informative Website zu deinem Unternehmen haben, mit mehreren Seiten, klarer Struktur und guten Texten. Und vielleicht sogar einem Blog.
• Du möchtest einfach im Netz sichtbar sein, mit einer simplen Website mit Basis-Info zu deinem Unternehmen. Mehr nicht. Sozusagen eine Visitenkarte im Netz.
• Du hast bereits eine Website, bekommst darüber aber kaum Anfragen. Du wünschst dir Website-Texte, die Aufträge und Kunden bringen.
• Du hast dich beruflich weiterentwickelt, und deine alte Website passt nicht mehr zu dir. Du möchtest Website-Texte, die deine neue Ausrichtung zeigen.
• Im Lauf der Jahre ist deine Website gewachsen – und unübersichtlich geworden, mit vielen Seiten und Unterseiten. Du möchtest Klarheit und Struktur reinbringen.

Erzähle der Texterin im Briefing für deine Website-Texte gerne alles, was du dir von den Texten erwartest. So bekommt sie ein klareres Bild vom Auftrag.

Thema 2: Die Rahmenbedingungen für den Auftrag

Bevor deine Texterin mit dem Schreiben beginnt, braucht sie einen Überblick über die technischen und inhaltlichen Rahmenbedingungen des Auftrags: Wird eine bestehende Website überarbeitet oder eine neue aufgebaut? Wer gestaltet die Website? Wie ist der Zeitplan?

Falls du bereits eine Website hast:

• Sollen der Seitenaufbau und die Menüleiste beibehalten werden und nur neue Texte erstellt werden?
• Soll die Website grundlegend überarbeitet werden und Seitenaufbau und Menüleiste neu geplant werden? Falls ja: Wer legt den Seitenaufbau und die Menüpunkte fest? (Tipp: Sehr häufig übernimmt das die Texterin / der Texter.)
• Sollen alle Seiten der bestehenden Website neu geschrieben werden? Oder sollen bestimmte Seiten erhalten bleiben?

Falls du eine neue Website haben möchtest:

• Hast du bereits ein Content Management System wie zum Beispiel WordPress oder Square Space, mit dem du deine Website erstellen möchtest?
• Hast du vielleicht sogar schon ein Design, oder ein Theme?

In beiden Fällen stellen sich Fragen wie: Wer wird die Texte einfügen? Kümmert sich diese Person auch um Suchmaschinenoptimierung? Bis wann sollen die Texte und die Website fertig sein?

Diese Infos sind unter anderem deshalb wichtig, weil die Texterin damit den Aufwand für die Texterstellung einschätzen kann. Auch wenn diese Punkte oft schon im Vorfeld besprochen werden, schafft das Texter-Briefing Klarheit.

Meine eigene Erfahrung zur Planung von Menüstruktur & Seitenaufbau

Oft legen die Texter*innen den Seitenaufbau und die Menüplanung fest; vor allem, wenn eine Website komplett neu aufgebaut wird. Ich persönlich mache diese Planung sehr gerne: Dann kann ich mir sicher sein, dass Seitenaufbau und Website-Texte stimmig ineinandergreifen.

Es ist allerdings nicht immer so, dass ich den Seitenaufbau beeinflussen kann. Sowohl bei bestehenden als auch bei neuen Websites ist es manchmal der Fall, dass Menüpunkte und Seitenaufbau fix definiert sind. Dann schreibe ich die Texte so, dass sie in diese Struktur passen.

Thema 3: Angaben zu deinem Business

Gib der Texterin oder dem Texter im Briefing die nötigen Zahlen, Daten und Fakten zu deinem Unternehmen. Zum Beispiel:

• Wie lautet der vollständige Name deines Unternehmens?
• Seit wann gibt es dein Unternehmen? Arbeitest du alleine? Hast du ein Team oder Mitarbeiter?
• Was bietest du an?
• Wer ist deine Zielgruppe – an wen richtet sich dein Angebot?
• Was sind deine Kontaktdaten und Öffnungszeiten?
• Wann und wie bist du erreichbar?
• Auf welchen Social-Media-Kanälen bist du zu finden?

Ohne vollständige Infos muss die Texterin oder der Texter immer wieder nachfragen oder hintennach die Texte nachbessern. Der Schreibprozess wird holpriger.

Auch wenn du dir bei manchen Fragen unsicher bist: Schreib das ins Briefing! Falls du beispielsweise nicht sicher bist, wie du dein Angebot präsentieren willst, oder nicht weißt, wer dein idealer Kunde ist – schreib’s rein. Deine Texterin weiß, wie man Websites aufbaut und das Angebot rüberbringt. Sie wird dir weiterhelfen.

3 Beispiele aus der Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen

Beispiel 1: Wenn du dir beim Briefing von KI helfen lässt, solltest du unbedingt die Ergebnisse überprüfen, bevor du sie der Texterin weitergibst. Sonst sind die Website-Texte unter Umständen falsch.

Einer Kundin von mir ist folgendes passiert. Sie hat den Briefing-Fragebogen teilweise mithilfe von KI ausgefüllt, die Antworten überprüft und korrigiert – und mir versehentlich die falsche Datei geschickt, die mit den KI-Antworten.

Ich wusste das natürlich nicht und war verwirrt: Aus unserem Vor- Gespräch wusste ich, dass die Kontaktaufnahme telefonisch abläuft. Kund*innen rufen an, und der erste Termin wird vereinbart. Ganz unkompliziert.

Laut Briefing-Info gab’s nun Kontaktaufnahme via WhatsApp, E-Mail oder Handy; dann  ein 15–20-minütiges unverbindliches Erstgespräch; dann 6 weitere klar definierte Schritte bis zum Start des Auftrags; dazu Online-Termine – die die Kundin gar nicht anbietet.

In diesem Fall war’s einfach: Ich kenne die Kundin und konnte die KI-Antworten ignorieren. Dank der vielen Gehirn- und Raketen-Emojis 🧠🚀 waren die klar zu erkennen.

Aber wenn ich die Kundin nicht gekannt hätte, hätte ich auf Basis des Briefings einen ausführlichen Text über Kontaktaufnahme und Ablauf geschrieben – und ihn später ändern müssen.

Beispiel 2: Eine Kundin von mir ist hochqualifizierte Business und Life Coach. Sie hatte ein riesiges Angebot an Coaching-Themen und Coaching-Angeboten und wusste nicht, wie sie das alles übersichtlich präsentieren könnte.

Bevor wir mit den Website-Texten anfangen konnten, mussten wir erst einen roten Faden für ihr Coaching-Business finden. Wir haben die Positionierung geschärft, die Zielgruppe spitzer definiert und die gesamte Website neu gestaltet: Statt vieler Bauchladen-Angebote gibt es jetzt ein konkretes Coaching-Angebot für eine klar definierte Zielgruppe. Was gut funktioniert hat, haben wir behalten und mit neuen Texten versehen. Was nicht mehr gepasst hat, haben wir angepasst oder gestrichen.

Das Ergebnis ist eine Website, die klar aufgebaut und gleichzeitig flexibel ist: Bei Bedarf kann sie jederzeit mit neuen Angeboten ergänzt werden.

Beispiel 3: Eine weitere Kundin wollte auf ihrer Website 7 unterschiedliche Leistungen übersichtlich präsentieren, aber nicht sieben Seiten dafür haben.

Wir haben die Leistungen thematisch geclustert: Jetzt gibt es 3 klar aufgebaute Seiten, auf denen das gesamte Angebot übersichtlich dargestellt ist.

Thema 4: Sprache und Tonalität. Wie möchtest du die Leser*innen ansprechen?

Die Sprache und die Tonalität (= Wortwahl, Satzbau, Stil) von Website-Texten hängen stark davon ab, wen du mit der Website erreichen möchtest. Sind das Menschen „wie du und ich“, oder High-End-Kunden? Eltern? Sportbegeisterte Menschen? Techniker? Führungspersonal? Behörden? Menschen 50+, oder Menschen 20+?

Überlege dir, wie du die Leser*innen ansprechen möchtest:

• Per Sie oder per du?
• Flapsig und locker? Oder seriös? Professionell?
• Distanziert oder freundlich? Nahbar?

Wechsle auch mal die Sichtweise: Was wird deinen Wunschkund*innen gefallen? Welche Sprache holt sie ab?

Ein häufiger Fehler bei Website-Texten: Marketing-Floskeln statt echter Sprache

Noch wichtiger als „Sie oder du“ ist die Frage, wie du grundsätzlich klingst. Und da gibt es eine häufige Falle: Ich sehe bei meinen Kund*innen oft, dass sie auf der Website eine Sprache verwenden wollen, die sie im echten Leben nie verwenden würden. Sie schlagen im Briefing Phrasen vor wie: maßgeschneiderte und individuelle Lösungen; aufs nächste Level bringen; innovativ und kreativ; und ähnliche mehr.

Das Problem dabei: Die Phrasen klingen gut, sagen aber sooo wenig aus. Und sie sind austauschbar – eben, weil sie so oft verwendet werden.

In Website-Texten wirkt eine echte Sprache viel ansprechender als diese gekünstelte Business- und Marketing-Sprache mit ihren nichtssagenden Worthülsen. Echte Sprache macht Website-Texte angenehm zu lesen, und sie macht die Person hinter den Texten greifbar.

Schreibe im Texter-Briefing also so, wie du sprichst. Die Texterin wird diesen Stil aufgreifen und in die Texte einfließen lassen. Mein ultimativer Tipp für Texte, die wirklich nach dir klingen: Gib der Texterin Tipps zu Wörtern, die du selbst verwendest – siehe Beispiel!

Ein Beispiel für „echte Sprache“

Eine Kundin von mir liebt das Wort „b’sonders“. Das ist ein Markenzeichen von ihr, und es taucht überall auf der Website auf.

Wenn man ihre Website-Texte liest, hat man das Gefühl, man hört sie sprechen. Ich muss immer breit grinsen, weil ich meine Kundin beim Lesen direkt vor mir sehe!

Thema 5: No-Gos. Was soll auf keinen Fall auf der Website stehen?

Dieses Thema ist heikel: Bei fast jedem Auftrag für Website-Texte gibt es Dinge, die der Texter zwar wissen muss, die aber nicht auf der Website stehen sollen.

Hier ein paar Beispiele:

• Im Unternehmen herrscht Flaute. Es kommen keine Aufträge rein.
• Du hast deine neue Ausbildung gerade erst vor zwei Monaten abgeschlossen und hattest bisher noch keine Kunden – möchtest dich aber als Expertin zeigen, der die Kund*innen vertrauen können.
• Du darfst aus rechtlichen Gründen bestimmte Berufsbezeichnungen, berufliche Begriffe oder Aussagen nicht verwenden.

Diese Infos sind für die Texterin oder den Texter extrem wichtig. Sie/Er muss wissen, wo du stehst. Sonst kann sie oder er dein Business nicht so rüberbringen, wie du es dir erwartest. Oder es passieren Fehler, weil die Infos fehlen.

3 Beispiele aus meiner eigenen Arbeit

• Eine Kundin arbeitet als Life Coach, mag aber den Begriff „Work-Life-Balance“ nicht. Also habe ich diesen Begriff auf den Website-Texten nur dann verwendet, wenn es gar nicht anders ging.
• Ich selbst mag keine reißerischen Marketing-Floskeln a la „Das einzige Angebot, das du je brauchst“. Die klingen nicht nach mir. Also verwende ich sie nicht.
• Auf meinem Backblog ichmussbacken schreibe ich auf „Österreichisch“, und nicht deutsches Deutsch. Ich bin Österreicherin und möchte das auf dem Blog zeigen. Also gibt’s Schlagrahm statt Sahne und Ribisel statt roten Johannisbeeren ☺️.

Thema 6: Das Angebot und die Angebotsseiten

Jetzt geht es tiefer in dein Angebot: Die Leser*innen sollen auf deiner Website Infos dazu finden, was genau du anbietest. Gib im Briefing alles weiter, was dir zu deinem Angebot einfällt.

Denk bitte auch an Infos, die für dich so selbstverständlich sind, dass „eh jeder weiß, wie es ist“; siehe Beispiel 1. Diese Basis-Infos fehlen in Briefings oft, sind aber wesentlich.

Mach dir Gedanken dazu,

• wie ausführlich du dir die Angebotsseite(n) vorstellst;
• ob du für jedes Angebot eine eigene Angebotsseite haben oder mehrere Angebote auf einer Seite zusammenfassen möchtest;
• ob du vielleicht ein bestimmtes Angebot besonders hervorheben möchtest;
• warum du die richtige Person für das Angebot bist (= warum man bei dir kaufen soll, und nicht bei jemand anderem);
• wie die Zusammenarbeit abläuft;
• ob du auf deiner Website Preise angeben möchtest.

Hast du vielleicht Broschüren, Flyer oder andere Materialien zu deinem Angebot? Schick sie der Texterin mit: Sie vermitteln ein klares Bild von deinem Business, deinem Stil, deiner Kundenansprache. Eine wertvolle Hilfe!

2 Beispiele aus der Arbeit mit meinen Kund*innen

Beispiel 1: Eine Kundin hat im schriftlichen Briefing betont, dass sie ihre Dienstleistungen sowohl auf Deutsch als auch in der Muttersprache anbietet. Diese Info war enorm wichtig; das war ihr USP, ihr Alleinstellungsmerkmal.

Das Problem dabei: Im Briefing hat die Kundin kein einziges Mal erwähnt, welche Sprache sie mit „Muttersprache“ meint. Ihr selbst war völlig klar, dass sie von Bosnisch, Kroatisch und Serbisch redet. Ich als Texterin war hingegen etwas ratlos!

Beispiel 2: Manchmal sind sich Kund*innen nicht bewusst, wie viele Infos eine Texterin braucht – und dass nur sie selbst diese Infos liefern können: Ein Kunde war überrascht, als ich ihn nach konkreten Details zu seinen Leistungen fragte. Er dachte, als Texterin würde ich seine Leistungen auch ohne Infos beschreiben können.

Wir konnten das in einem kurzen Gespräch klären, ich habe die Infos bekommen, und der Kunde war am Ende sehr zufrieden mit den Texten 😊.

Thema 7: Du und deine Expertise

Neben der Info zu deinem Angebot braucht deine Texterin oder dein Texter Informationen zu dir und deiner Expertise. Diese Infos werden sich an verschiedenen Stellen auf der Website finden, sind aber vor allem für die Über-mich-Seite wichtig: hier kannst du dich selbst zeigen, mit deiner Motivation, deiner Expertise, deiner Persönlichkeit.

Gib der Texterin / dem Texter im Briefing deshalb Infos zu dir, die einen Bezug zu deinem Business haben und gleichzeitig deine Persönlichkeit zeigen. Zum Beispiel:

• Warum hast du dein Unternehmen gegründet?
• Wie bist du zu deinem Business gekommen? Gibt es bestimmte Ereignisse in deinem Leben, die dich inspiriert haben?
• Was sind deine Werte? Was ist dir in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden wichtig?
• Wie arbeitest du?
• Wie hast du dein Wissen und deine Erfahrungen erworben? Hast du Ausbildungen gemacht? Oder dir alles selbst beigebracht?
• Was magst du an einem Job besonders gerne? Was motiviert dich, was macht dir Freude?
• Gibt’s vielleicht Fun Facts zu dir, die du teilen möchtest – damit man dich persönlich kennenlernt?

Auch Infos zu deinen Ausbildungen, Weiterbildungen und Zertifikaten sind wichtig, sowohl für die Leser*innen als auch für Suchmaschinen und KI-Suche. Diese Angaben zeigen, dass du Fachwissen vorweisen kannst.

2 Beispiele aus der Arbeit mit meinen Kund*innen

Beispiel 1: Eine Kundin hat im Briefing keinerlei Angaben zu ihren Ausbildungen gemacht. Die betreffenden Fragen blieben unbeantwortet. Ich habe die Website-Texte also auf Basis unserer Gespräche sowie der Briefing-Infos geschrieben.

Als ich die fertigen Texte präsentiert habe, hat die Kundin plötzlich begonnen, mir von ihren Ausbildungen zu erzählen: 2 Master-Abschlüsse hat sie, dazu eine große Zahl an Weiterbildungen und Zertifikaten. Praktische Erfahrung. Ehrenamtliche Tätigkeiten.

Sie hatte allerdings gedacht, diese Infos seien für die Website nicht wichtig. Außerdem hatte ihr ein Bekannter davon abgeraten, ihre Ausbildungen auf der Website zu erwähnen.

Ich war sprachlos. Ihre Ausbildungen waren der Hammer. Die haben sie meilenweit von ihren Mitbewerbern abgehoben und mussten unbedingt auf die Website! Die Kundin war dafür offen; und ich habe die Infos nachträglich in die Website-Texte eingearbeitet. Jetzt kommt sie als die gut ausgebildete, professionelle und starke Frau rüber, die sie ist.

Beispiel 2: Ein Kunde wusste nicht recht, was er über sein Unternehmen sagen könnte. Er hat gemeint, ich solle mir die Website der Konkurrenz ansehen und dasselbe für sein Unternehmen schreiben, nur ein bisschen anders formuliert. Kann man natürlich machen, ist aber eine vertane Chance – weil man sich damit austauschbar macht. Wir haben das anders gelöst.

Die Über-mich-Seite ist diejenige Seite auf der Website, die wirklich nur du schreiben kannst – weil es um dich geht, deine Geschichte, deine Persönlichkeit. Das kann man sich nicht von der Konkurrenz-Website abschauen.

Thema 8: Organisatorisches zur Zusammenarbeit

Der letzte Punkt betrifft die Zusammenarbeit zwischen dir und der Texterin. Oft wird bereits vor der Auftragsvergabe besprochen, wie ihr zusammenarbeiten wollt. Im Briefing werden offene Punkte geklärt und alles fixiert:

• Bis wann sollen die Texte fertig sein?
• Was sind die nächsten Schritte nach dem Briefing?
• Wie organisiert ihr die Zusammenarbeit? Trefft ihr euch zwischendurch via Zoom? Bleibt ihr über WhatsApp, E-Mail und telefonisch in Kontakt?
• Wie viele Korrekturrunden gibt es? Wie laufen sie ab?
• Welche Zahlungsbedingungen vereinbart ihr? Teilrechnungen nach bestimmten Projektabschnitten? Abrechnung nach erledigten Leistungen? Einmalzahlung oder Ratenzahlung?

Aus eigener Erfahrung mit organisatorischen Themen

Die organisatorischen Punkte klingen trocken, sind aber wichtig, weil sie Missverständnisse vermeiden. Die Zahl der Korrekturrunden zum Beispiel gehört unbedingt besprochen: Manche Kund*innen gehen davon aus, dass es unbegrenzt Überarbeitungen gibt. Andere wissen gar nicht, dass sie bei den Texten mitreden können und aktiv Feedback geben sollen.

Ähnlich beim Ablauf der Zusammenarbeit: Manche Kunden möchten viel Abstimmung, andere möchten nur das Briefing erledigen und einige Zeit später die fertigen Texte zugeschickt bekommen.

Mein Tipp: Kläre diese Punkte so früh wie möglich; am besten schon bevor es zum Auftrag kommt. Das Briefing hält die Vereinbarung schriftlich fest und sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit reibungslos läuft.

Fazit: Ein gutes Texter-Briefing ist die halbe Miete!

Ein Texter-Briefing ist Arbeit. Ist so. Aber der Aufwand lohnt sich: Je besser das Briefing, desto besser die Website-Texte. Und desto weniger Rückfragen, Korrekturrunden und Frust auf beiden Seiten. Spart also Zeit und Nerven!

Ich muss noch etwas ergänzen: Ein Texter-Briefing ist oft viel mehr als ein reines „Infos weitergeben“. Von meinen Kund*innen bekomme ich oft das Feedback, dass ihnen mein Briefing-Fragebogen dabei geholfen hat, sich über ihr Business klar zu werden. Sie mussten sich Gedanken über ihre Zielgruppe machen, über ihr Angebot, ihre Positionierung. Dadurch haben sie selbst einen neuen Blick auf ihr Business bekommen.

Wenn du also neue Website-Texte in Auftrag gibst: Nimm dir bitte unbedingt die Zeit für ein gutes Texter-Briefing. Deine Texterin wird es dir danken, und deine Website auch.

FAQs / häufig gestellte Fragen

Möchtest du deine Website-Texte schreiben lassen?

Wenn du dir Unterstützung bei deinen Website-Texten wünschst, melde dich gerne. Hier findest du alle Infos dazu: Website-Texte schreiben lassen.

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